Revisionstechniken
Revision für Dokumente und kaufmännische Daten
Im
Bereich der elektronischen Archivierung, insbesondere im Rahmen der Archivierung
kaufmännischer Daten, steht der Begriff revisionssicher für
nachprüfbar, unveränderbar, nachvollziehbar.
Revisionssicherheit bezieht
sich auf die revisionssichere Archivierung für elektronische Archivsysteme, die
in Deutschland diversen Anforderungen aus Gesetzen (z.B. §§ 239, 257
HGB, §§ 146, 147 AO, GoBS und anderen steuerrechtlichen und
handelsrechtlichen Vorgaben) entsprechen müssen.
Revisionstechniken
orientieren sich damit am Verständnis der Revision aus wirtschaftlicher Sicht
und betreffen aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Informationen
und Dokumente.
Revisionssicherheit im Zusammenhang mit der elektronischen
Archivierung bezieht sich dabei nicht nur auf technische Komponenten sondern auf
die gesamte Lösung. Revisionssicherheit schließt sichere Abläufe, die
Organisation des Anwenderunternehmens, die ordnungsgemäße Nutzung, den sicheren
Betrieb und den Nachweis in einer Verfahrensdokumentation ein.
Wesentliches
Merkmal revisionssicherer Archivsysteme ist, dass die Informationen
datenbankgestützt wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und
verfälschungssicher archiviert sind. Revisionssichere Archivierung ist ein
wesentlicher Bestandteil für die Einhaltung (Compliance) von Informationssystemen.
Elektronische Archivierung steht für die unveränderbare, langzeitige
Aufbewahrung elektronischer Information. Für die elektronische Archivierung
werden in der Regel spezielle Archivsysteme eingesetzt.
Die
Verfahrensdokumentation nach GoBS dient dazu, nachweisen zu können, dass die
Anforderungen des Handelsgesetzbuches, der Abgabenordnung und
der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme für
die Aufbewahrung von Daten und Belegen erfüllt sind.
Die Grundsätze zum
Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) enthalten Regeln
zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen und zur Mitwirkungspflicht der
Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen.